Yeni Kayıt Alanı Oluşturma

Tanım : Tasarım durumunda kayıt ekranındaki kayıt alanlarının oluşturulması ve bu alanların özelliklerinin tanımlanması sağlanır.

Erişim : Ana menü / Tasarım / Tabloları Oluştur / Tablolar listesi / Kayıt Alanları Düzenleme / Kayıt Alanı Ekle

Sadece yönetici yetkisine sahip kullanıcılarca erişilebilen çalışma ortamıdır. Programın ana kurgusu bu tanımlamalar ile ortaya çıkar. Ana menüden gidilen tablolar listesinde seçili tablonun tasarım ortamında açılması ile çalışma ekranı görüntülenir.

Yeni Kayıt Alanı Oluşturma:
Tuşu tıklanarak çalışma tasarım ekranı üzerinde çek - uzak yöntemi ile varsayılan özellikte ve isimde bir alan oluşturulur. Oluşturulan alanın daha sonra amacına göre özellikleri tanımlanır.
Tuşu ile seçili alan silinir.

Alan Özelliklerinin Belirlenmesi:

• Başlık : Başlık alanına kayıt alanını ifade edecek anlaşılır başlık girilir.
  
   
• Başlık Yönü : Oluşturulan veri alanının başlık yönü belirlenir. Başlık solda, üstte veya başlıksız olabilir. Eğer kayıt ekranı kullanıcının tercihine göre kayıt alanlarını alt alta dizmek yerine algılanmasını kolaylaştıracak mantıklı bir dağınıklılıkta yerleştirilecek ise bu özellik faydalı olacaktır. Başlıksız alanlar tablo gibi yerleştirmeyi mantıklı kılan tasarımlarda tercih edilir. Örneğin fatura kaydındaki fatura kalemleri fiyatı gibi alanların mantıklı sırası gibi.
  
   
• Veri türü: Oluşturulan veri alanının veri türü belirlenir. Veri türleri Metin, Sayısal, Tarih veri türlü olabilir.
  Veri türü metin olarak seçildi ise veri boyunu soran bir seçenek daha sunulur. Metin veri alanları kısa metin ve sınırsız metin boyu olarak iki türlü seçilebilir. Kısa metin boyu en fazla 255 karakterlik veri girişine izin verir. Bu tanımlamada kısa metin boyu seçeneğinin olabildiği her durumda tercih edilmesi her yazılımda yapıldığı gibi burada da önerilir. Veri tipinin değiştirilmesi veri kayıplarına sebep olabilir. Boyutun küçültülmesi, metin den tarihe veya sayısala geçilmesi, tarihten sayısala geçilmesi hatalı yapılır ise var olan veriler sağdan kırpılacak veya tamamen silinecektir. Bu durumdaki veri kaybı geri kurtarılamaz olacaktır. Bu nedenle kullanılan tablolarda veri alanı değişikliğinde dikkatli olunmalı verinin çalışma öncesi yedeklenmesi gerekmektedir. Bu risk nedeniyle bu alandaki değişikliklerde kayıt tuşu eklenmiş değişikliğin seçim anında olması engellenmiştir. Tasarım değişikliklerinde veri kaybı riskine karşı veri alanlarının son şeklini aldığından emin olunduğunda kilitleme tuşu ile veri tasarımı değiştirilmeye kapatılması önerilir. Kilitleme ilk tasarım anı yerine bir kaç aylık çalışmadan sonra yapılması tercih edilmelidir.
  
  
  Veri türü tarih olan alanlara kayıt girerken çift tıklanarak açılan tarih araç kutusundan seçim yapılması sağlanır.
  
  
  Veri türü tarih olan alanların başlıklarında çift tıklanmayı anımsatacak olan üç nokta görüntülenir. Bu işaret başka amaçlarla da kullanılır ve kullanıcıyı çift tıklamaya yönlendirir.
  
   
• Kayıt Zorunluluğu : Kayıt ekranında mutlaka doldurulması gereken alanlar olabilir, bir çoğu da doldurulmayabilir. Her kayıt ekranında en az bir alanın mutlaka doldurulması gerekecektir. Yapılan tasarıma göre bu alanlar zorunlu olmayan veya zorunlu olan diye tanımlanır. Örneğin personel kaydında personel ismi alanı boş ise kayıt yazılımca engellenmelidir buna karşılık mezun olduğu lise kısmı doldurulmayabilirde.
  
   
• Satır Sayısı: Tasarım ekranında oluşturulan veri hücrelerinin çok satırlımı yoksa tek satırlımı olacağı belirlenir. Eğer satır sayısı 1 ise Enter tuşu ile alt satıra inilemez. Satır sayısı birden fazla ise çok satırlı metinler izlenebilir. Satır sayısı metin boyunu veya metnin satır sayısını belirlemez. 2 satırlık hücrede 10 satırlık metinde olabilir. Aslında asıl amaç standart yüksekliklerde veri alanlarının otomatik oluşturularak kullanıcıya tasarım desteği sağlamaktır. Veri hücrelerinin yüksekliğini belirlemenin tek yolu satır sayısı tanımlamasıdır.
  
   

Alanların Tasarım ekranında Yerleştirilmesi:

Oluşturulan veri alanları tasarım ekranında kullanıcının tercihlerine göre yerleştirilebilir. Tasarım ekranı Windows a aşina olan her kesin çok iyi bildiği sürükle-bırak, çek-uzat gibi  Windows standartları ile çalıştığından bilgisayara aşina kullanıcıların kolaylıkla algılayacağı farz edilip fazla detaya girilmemiştir. Tasarımı kolaylaştırmak için bir araç kutusu kullanıcıya sunulmuştur. 

•     Seçili alanların tümünü sol sınıra yanaştırır
•    Seçili alanların tümünü aşağı sınıra yanaştırır
•    Seçili alanların tümünü sağ sınıra yanaştırır
•    Seçili alanların tümünü üst sınıra yanaştırır
•    Seçili alanların tümünü yatayda öpüştürür
•    Seçili alanların tümünü yatayda bir ölçü aralarını açar
•    Seçili alanların tümünü yatayda bir ölçü aralarını kapatır
•    Seçili alanların tümünü dikeyde öpüştürür
•    Seçili alanların tümünü dikeyde bir ölçü aralarını açar
•    Seçili alanların tümünü dikeyde bir ölçü aralarını kapatır.
•    Seçili alanların tümünü aynı genişlikte yapar
•    Seçili alanların tümünü aynı yükseklikte yapar.

Veri alanları kullanıcının tercihi ile alt alta dizilebileceği gibi bazı kayıtlarda da algıyı kolaylaştıracak dağınıklılıkta oluşturulabilir. Örnek olarak aşağıdaki fatura kaydı ekranı  fatura çıktısını andıracak şekilde yerleştirilmiştir.

Grid e otomatik hizalama  :     Bu seçenek ile tasarım ekranındaki kayıt alanlarının sürükle bırak ile değişen konumlarının yatay ve dikey de hayali aralıklara sınırlanması sağlanır. Bu kareli kağıtta şekillerin sadece çizgilere sınırlanması gibi düşünülebilir. Bu seçenek ile süratli tasarımlarda görsel doğruluk korunabilecektir. Bazı durumlarda da seçilmemesi tasarım kolaylığı getirecektir.

Varsayılan Dizilim : Bu seçenek var olan tüm alanların varsayılan şekilde dizilmesini sağlar. Bu dizilim en sola yanaşık başlayan alt alta bitişik dizilimdir. Varsayılan dizilimde yukarı aşağı sıralama ok işaretli butonlar ile sağlanır. Bu dizilimden sonra yinede alanlar isteğe göre konumları değiştirilebilir.

Çalışma Alanı Sekmeleri: Tasarım ekranı ve sonrasında çalışma ekranı veri alanlarını gerek görülür ise kategorik olarak gruplayabilecek sekmelerden (separatörlerden) oluşur. Genellikle ilk sekmenin kullanılması tercih edilse de bazı durumlarda veri alanlarının bazılarının farklı sekmelerde olması da faydalı görülebilir. Değişik sekmelerin kullanılması yapılan kayıt için bir farklılığa sebep olmaz. 

10 tane sekme bulunmaktadır. Sekmelerin isimleri ilgili sekmeye tıkladıktan sonra sekmeler araç kutusu ile belirlenir
 
Veri alanlarının istenen sekmeye taşınması için ilgili veri alanına odaklandıktan sonra araç kutusundaki sağa sola ok icon lu tuşlar ile yapılır.

Çalışma ortamının dondurulması :  Kilit icon lu buton ile çalışma zamanı çalışma alanı dondurulabilir. Bu işlem alanların tasarım değişikliklerine kapatılması işlemi ile karıştırılmamalıdır. Bu işlem sadece o anki tasarımın alanların tıklanması gibi anlarda küçük yer değiştirmelerinin engellenmesi içindir. Tasarım esnasında özellikle veri alanlarının tanımlanmasında bu alanlara sürekli odaklanmak gerekeceği için her tıklama kolaylıkla konumlarını değiştirebilecektir. Bunu engellemek için çalışma ortamının dondurulması faydalı olacaktır. Bu işlemin bir aşağıdaki anlatılan ile karıştırılmaması önemlidir.

Veri Alanlarının Tasarımının Kilitlenmesi : Bu işlem seçili alanın son şeklini aldığından emin olduktan sonra olası dikkatsizliklere karşı tasarım değişikliğine kapatılmasını sağlar. Bu seçenek seçildi ise bir daha yazılımın imkanları kullanılarak veri alanının tasarımında değişikliğe gidilmesi yolları yoktur. Veri alanının konumunu değiştirmek bu korumanın dışında bırakılmıştır. Buna karşılık veri türü, veri boyu, ilişkileri gibi yapısal kritik tüm özellikleri değiştirilmeye karşı korunmuş olacaktır. Bu tercih tasarımcının kararına ve endişelerine bırakılmıştır. Oluşturulan kayıt ekranının önemi , denenmişliği, çalışma süresi bu tercihi etkileyebilir. Önerilen yöntem bir süre kullanıldıktan ve faydası kanıtlandıktan sonra veri alanının kilitlenmesidir. Kilitleme sadece seçili alan için yapılmakta isteniyor ise kayıt ekranındaki her veri alanı için yinelenmelidir. Buna rağmen profesyonel destek ile kilitlenen alanlar tasarıma tekrar açılabilir ancak bu işlem tasarımı yapan yetkili kişi tarafından yazılım imkanları ile yapılamaz.

hakangiray@ekasis.com